Registerbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning för det gemensamma medlemsregistret för Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland (Kirjuri)

Personuppgiftsansvarig
Karleby kyrkliga samfällighet
Karleby centralregister
Västra Kyrkogatan 17
67100 Karleby

Kontaktperson
Heli Vepsäläinen
Karleby centralregister
Västra Kyrkogatan 17
67100 Karleby

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
Mari Hautamäki
Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby
tfn +358503147553

Registrets namn
Kyrkans gemensamma medlemsregister (Kirjuri).

Ändamålet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter
Medlemsuppgifterna i Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland upprätthålls i kyrkans gemensamma medlemsregister (nedan Kirjuri). Uppgifterna i Kirjuri används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas egen verksamhet och förvaltning samt för att utöva de rättigheter och fullgöra de skyldigheter som kyrkans medlemmar har.

Församlingarna och centralregistren ansvarar för sina egna medlemmars personuppgifter i Kirjuri, för behandlingen, korrektheten och utlämnande av enskilda uppgifter om medlemmarna.

Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret vid skötseln av uppgifter som regleras i kyrkolagen eller med stöd av den samt vid statistikföring och genomförande av undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlen får använda uppgif-terna i medlemsregistret för att sköta uppgifter som föreskrivs i kyrkolagen eller med stöd av den.

Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktionsduglighet, enhetliga registerfunktioner, informationsförvaltningen, datasäkerhet och den elektroniska
arkiveringen.

Kyrkostyrelsen beslutar om utlämnande av uppgifter via en teknisk anslutning och om
utlämnande som inte gäller enskilda uppgifter om kyrkans medlemmar.

Den rättsliga grunden för behandling av medlemsregisteruppgifter i Kirjuri är artikel 6.1.c och 9.2.d i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Bestämmelser om medlemsregister och om behandlingen av personuppgifter finns i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998), 16 kap. i kyrkolagen (1054/1993) och lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009).

Registrerade persongrupper och datainnehåll
Kirjuri innehåller uppgifter om kyrkans nuvarande och tidigare medlemmar (tidigare med-lemmars uppgifter uppdateras inte):

  • namn, namnhistorik (namnändringar)
  • födelsedatum/personbeteckning
  • modersmål, kontaktspråk
  • adress, hemkommun, födelsehemkommun, boendeland
  • boende (bostadens placering)
  • födelseland/födelseort (om utomlands)
  • e-postadress
  • yrke
  • uppgift om dödsfall
  • begravningsinformation
  • inträde i och utträde ur kyrkan
  • medlemskaps- och flytthistorik
  • medborgarskap
  • familjeförhållanden: äktenskap, barn, föräldrar
  • intressebevakning och begränsningar i handlingsbehörigheten
  • förbud och begränsningar i utlämning av uppgifter
  • uppgifter om konfirmandundervisning och konfirmation
  • kyrkliga förrättningar (dop, vigsel till äktenskap, välsignelse av äktenskap, jordfäst-ning) och präst som utfört förrättningen
  • uppgifter om kyrkligt förtroendeuppdrag enligt 16 kap. 1 § 2 mom. i kyrkoordningen (1055/1993)
  • vårdnadsförhållande/vårdnadshavare (minderåriga barn).

För referenspersoner till kyrkans medlemmar (t.ex. äkta make, barn, förälder), som inte själva är medlemmar av kyrkan, finns begränsade uppgifter i Kirjuri. Beroende på situ-ation kan det för referenspersonen dock finnas ett mer omfattande datainnehåll kopplat till en enskild händelse (t.ex. vid prövning av hinder för äktenskap kan det även finnas uppgift om referenspersonens civilstånd och medborgarskap):

  • namn
  • födelsedatum/personbeteckning
  • dödsdag
  • make/maka/makar (som är medlemmar) = äktenskap/registrerat partnerskap
  • hindersprövning med en medlem
  • barn (som är medlemmar)
  • föräldrar
  • namnändringar
  • ändring av personbeteckning

Uppgiftskällor
Uppgifterna i Kirjuri härstammar från manuella kyrkböcker och församlingarnas tidigare medlemsregister. Uppgifter överförs även från befolkningsdatasystemet och församlingarnas egna system. Uppgifter som registreras i Kirjuri fås också av parten själv eller partens vårdnadshavare och i samband med församlingens verksamhet (kyrkliga förrättningar).

Utlämning av uppgifter
Medlemsuppgifter ur Kirjuri används i kyrkans egen verksamhet och förvaltning och inte avsedda att utelämnas utanför kyrkans egen verksamhet.

Uppgifter i medlemsregistret används också för informationstjänst som gäller officiella befolkningsdata. Bestämmelser om denna myndighetsuppgift finns i 48 § i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009), enligt vilken myndigheter har rätt att ur medlemsregistret skriftligen lämna ut enstaka befolkningsuppgifter om sina medlemmar för att medlemmarna i fråga ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. När uppgifter lämnas ut ska bestämmelserna i 4 kap. i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster iakttas i tillämpliga delar. På denna grund lämnas uppgifter ur medlemsregistret ut bland annat till bouppteckningsförrättare, banker, myndigheter och släktutredare. Uppgifter lämnas inte ut till utomstående, om det inte är nödvändigt för skötseln av myndighetsuppgifter.

Det tekniska underhållet av Kirjuri har lagts ut på användartjänst- och programleverantörer som fyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Uppgifter ur Kirjuri överförs inte utanför EU eller EES.

Lagringstid
Informationen i medlemsregistret Kirjuri förvaras varaktigt (KL 16 kap. 12 §).

Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att

  • av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter av den personuppgiftsansvarige begära begränsning av behandling som rör den registrerade eller invända mot behandlingen och rätten att flytta data till andra system (dataportabilitet)
  • till de delar som behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, när som helst återkalla sitt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades
  • lämna in klagomål över behandlingen till den nationella tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning. Användning av denna rätt begränsar inte ändringsökande enligt kyrkolagen (1054/1993).Den registrerades rätt att kräva korrigering av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige har lagstadgad skyldighet att föra medlemsregister, vilket begränsar den registrerades möjligheter att utnyttja alla de ovan nämnda rättigheterna.

Kontaktinformation till den nationella tillsynsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700

www.tietosuoja.fi/sv