Dataskyddsbeskrivning för det gemensamma medlemsregistret för evangelisk-lutherska kyrkan i Finland (Kirjuri)

1. Den personuppgiftsansvariges kontaktuppgifter

Här finner du kontaktinformation till församlingar och centralregisrar evl.fi/ta-kontakt som upprätthåller kyrkans gemensamma
medlemsdatabas.

Kontakt till kyrkostyrelsen evl.fi/ta-kontakt

Karleby kyrkliga samfällighet (0179225-7)
Karleby regioncentralregister
Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby
+358 6 8296 111(växel), kokkola@evl.fi

Kontaktperson
Heli Vepsäläinen
Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby
+358 50 3147 224, heli.vepsalainen@evl.fi
Församlingsregister
Kyrkostyrelsen, Södra kajen 8, 00130 Helsingfors
+358 9 18 021, kyrkostryrelsen@evl.fi

2. Varför behandlar församlingen dina personuppgifter, dvs. för vilka ändamål?

Medlemsuppgifterna i evangelisk-lutherska kyrkan i Finland upprätthålls i kyrkans gemensamma medlemsregister (nedan Kirjuri). Uppgifterna i Kirjuri används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas egen verksamhet och förvaltning samt för att utöva de rättigheter och fullgöra de skyldigheter som kyrkans medlemmar har.

Församlingarna och centralregistren ansvarar för sina egna medlemmars personuppgifter i Kirjuri, för behandlingen, korrektheten och utlämnande av enskilda uppgifter om medlemmarna.

Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret vid skötseln av uppgifter som regleras i kyrkolagen eller med stöd av den samt vid statistikföring och genomförande av undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlen får använda uppgifterna i medlemsregistret för att sköta uppgifter som föreskrivs i kyrkolagen eller med stöd av den.

Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktionsduglighet, enhetliga registerfunktioner, informationsförvaltningen, datasäkerhet och den elektroniska arkiveringen.

Kyrkostyrelsen beslutar om utlämnande av uppgifter via en teknisk anslutning och om utlämnande som inte gäller enskilda uppgifter om kyrkans medlemmar.

3. Varför får församlingen behandla dina personuppgifter, dvs. vilken rättslig grund har behandlingen?

Den rättsliga grunden för behandling av medlemsregisteruppgifter i Kirjuri är artikel 6.1.c och 9.2.d i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Bestämmelser om medlemsregister och om behandlingen av personuppgifter finns i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998), 16 kap. i kyrkolagen (1054/1993) och lag om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata certifikattjänster (661/2009).

4. Hurdana personuppgifter behandlar församlingen?

Kirjuri innehåller uppgifter om kyrkans nuvarande och tidigare medlemmar (tidigare medlemmars uppgifter uppdateras inte):

namn, namnhistorik (namnändringar)
födelsedatum/personbeteckning
modersmål, kontaktspråk
adress, hemkommun, födelsehemkommun, boendeland
boende (bostadens placering)
födelseland/födelseort (om utomlands)
e-postadress
yrke
uppgift om dödsfall
begravningsinformation
inträde i och utträde ur kyrkan
medlemskaps- och flytthistorik
medborgarskap
familjeförhållanden: äktenskap, barn, föräldrar
intressebevakning och begränsningar i handlingsbehörigheten
förbud och begränsningar i utlämning av uppgifter
uppgifter om konfirmandundervisning och konfirmation
kyrkliga förrättningar (dop, vigsel till äktenskap, välsignelse av äktenskap, jordfästning) och präst som utfört förrättningen
uppgifter om kyrkligt förtroendeuppdrag enligt 16 kap. 1 § 2 mom. i kyrkoordningen (1055/1993)
vårdnadsförhållande/vårdnadshavare (minderåriga barn).

För referenspersoner till kyrkans medlemmar (t.ex. äkta make, barn, förälder), som inte själva är medlemmar av kyrkan, finns begränsade uppgifter i Kirjuri. Beroende på situation kan det för referenspersonen dock finnas ett mer omfattande datainnehåll kopplat till en enskild händelse (t.ex. vid prövning av hinder för äktenskap kan det även finnas uppgift om referenspersonens civilstånd och medborgarskap):

namn
födelsedatum/personbeteckning
dödsdag
make/maka/makar (som är medlemmar) = äktenskap/registrerat partnerskap
hindersprövning med en medlem
barn (som är medlemmar)
föräldrar
namnändringar
ändring av personbeteckning.

5. Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vilket ursprung har de?

Uppgifterna i Kirjuri härstammar från manuella kyrkböcker och församlingarnas tidigare medlemsregister. Uppgifter överförs även från befolkningsdatasystemet och församlingarnas egna system. Uppgifter som registreras i Kirjuri fås också av parten själv eller partens vårdnadshavare och i samband med församlingens verksamhet (kyrkliga förrättningar).

6. Hur länge bevaras dina personuppgifter?

Informationen i medlemsregistret Kirjuri förvaras varaktigt (KL 16 kap. 12 §).

7. Vart utlämnas uppgifterna?

Uppgifter i medlemsregistret används också för informationstjänst som gäller officiella be-folkningsdata. Bestämmelser om denna myndighetsuppgift finns i 48 § i lagen om be-folkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata certifikattjänster (661/2009), enligt vilken myndigheter har rätt att ur medlemsregistret skriftligen lämna ut enstaka befolkningsuppgifter om sina medlemmar för att medlemmarna i fråga ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. När uppgifter lämnas ut ska bestämmelserna i 4 kap. i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster iakttas i tillämpliga delar. På denna grund lämnas uppgifter ur medlemsregistret ut bland annat till bouppteckningsförrättare, banker, myndigheter och släktutredare. Uppgifter lämnas inte ut till utomstående, om det inte är nödvändigt för skötseln av myndighetsuppgifter.

Det tekniska underhållet av Kirjuri har lagts ut på användartjänst- och programleverantörer som fyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

8. Överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Uppgifter ur Kirjuri överförs inte utanför EU eller EES.

9. Vilka rättigheter har du?

För att dataskyddet ska förverkligas är det av yttersta vikt att du som registrerad har rätt att känna till och besluta om behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att:

be om tillgång till egna personuppgifter och rätt att får uppgifter rättade eller avlägsnade
begränsa eller invända mot behandlingen av dina personuppgifter samt rätt att flytta uppgifterna till ett annat register
dra tillbaka ditt samtycke som ligger till grund för behandlingen
rätt att överklaga behandlingen av dina personuppgifter till den nationella tillsynsmyndigheten, om du anser att man i behandlingen av dina personuppgifter brutit mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Den rättsliga grunden för behandling av uppgifter och ändamålet kan dock begränsa dina möjligheter att åtnjuta ovan nämda rättigheter.

Hur kan jag utnyttja mina rättigheter?

Du kan göra en begäran genom att ta kontakt med din församling. Du får personlig vägledning och information om dina rättigheter. Ärendet måste alltid skötas personligen. Bered dig på att styrka din identitet.

10. Dataombudsmannens och dataskyddsombudets kontaktuppgifter

I Finland är dataskyddsmyndigheten dataombudsmannen:

Dataombudsmannens byrå
PL 800, 00521 Helsingfors
Bangårdsvägen 9, 0052 Helsingfors
p. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
Kyrkostyrelsen kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Karleby kyrkliga samfällighets dataskyddsombuds:
Mari Hautamäki
Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby
050 3147 553, tietosuojavastaava.kokkola@evl.fi