Dataskyddsbeskrivning för det gemensamma medlemsregistret för evangelisk-lutherska kyrkan i Finland (Kirjuri)

Personuppgiftsansvarig

Karleby kyrkliga samfällighet
Karleby centralregister
Västra Kyrkogatan 17
67100 Karleby
06 8296 111 (centralen)
centralregister.karleby@evl.fi

Kontaktperson

Heli Vepsäläinen
Karleby centralregister
Västra Kyrkogatan 17
67100 Karleby
050 3147 224
heli.vepsalainen@evl.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Mari Hautamäki
Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby
050 3147 553
tietosuojavastaava.kokkola@evl.fi

Registrets namn

Kyrkans gemensamma medlemsregister (Kirjuri)

Ändamålet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Medlemsuppgifterna i Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland upprätthålls i kyrkans gemen-samma medlemsregister (nedan Kirjuri). Uppgifterna i Kirjuri används i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas egen verksamhet och förvaltning samt för att utöva de rättigheter och fullgöra de skyldigheter som kyrkans medlemmar har.

Församlingarna och centralregistren ansvarar för sina egna medlemmars personuppgifter i Kirjuri, för behandlingen, korrektheten och utlämnande av enskilda uppgifter om medlemmarna.

Kyrkostyrelsen får använda uppgifterna i medlemsregistret vid skötseln av uppgifter som regleras i kyrkolagen eller med stöd av den samt vid statistikföring och genomförande av undersökningar som anknyter till kyrkans verksamhet. Domkapitlen får använda uppgif-terna i medlemsregistret för att sköta uppgifter som föreskrivs i kyrkolagen eller med stöd av den.

Kyrkostyrelsen ansvarar för medlemsregistrets allmänna funktionsduglighet, enhetliga re-gisterfunktioner, informationsförvaltningen, datasäkerhet och den elektroniska arkiveringen.

Kyrkostyrelsen beslutar om utlämnande av uppgifter via en teknisk anslutning och om ut-lämnande som inte gäller enskilda uppgifter om kyrkans medlemmar.

Den rättsliga grunden för behandling av medlemsregisteruppgifter i Kirjuri är artikel 6.1.c och 9.2.d i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Bestämmelser om medlemsregister och om behandlingen av personuppgifter finns i lagen om trossamfundens medlemsregister (614/1998), 16 kap. i kyrkolagen (1054/1993) och lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009).

Registrerade persongrupper och datainnehåll

Kirjuri innehåller uppgifter om kyrkans nuvarande och tidigare medlemmar (tidigare med-lemmars uppgifter uppdateras inte):

namn, namnhistorik (namnändringar)
födelsedatum/personbeteckning
modersmål, kontaktspråk
adress, hemkommun, födelsehemkommun, boendeland
boende (bostadens placering)
födelseland/födelseort (om utomlands)
e-postadress
yrke
uppgift om dödsfall
begravningsinformation
inträde i och utträde ur kyrkan
medlemskaps- och flytthistorik
medborgarskap
familjeförhållanden: äktenskap, barn, föräldrar
intressebevakning och begränsningar i handlingsbehörigheten
förbud och begränsningar i utlämning av uppgifter
uppgifter om konfirmandundervisning och konfirmation
kyrkliga förrättningar (dop, vigsel till äktenskap, välsignelse av äktenskap, jordfäst-ning) och präst som utfört förrättningen
uppgifter om kyrkligt förtroendeuppdrag enligt 16 kap. 1 § 2 mom. i kyrkoordningen (1055/1993)
vårdnadsförhållande/vårdnadshavare (minderåriga barn)

För referenspersoner till kyrkans medlemmar (t.ex. äkta make, barn, förälder), som inte själva är medlemmar av kyrkan, finns begränsade uppgifter i Kirjuri. Beroende på situ-ation kan det för referenspersonen dock finnas ett mer omfattande datainnehåll kopplat till en enskild händelse (t.ex. vid prövning av hinder för äktenskap kan det även finnas uppgift om referenspersonens civilstånd och medborgarskap):

namn
födelsedatum/personbeteckning
dödsdag
make/maka/makar (som är medlemmar) = äktenskap/registrerat partnerskap
hindersprövning med en medlem
barn (som är medlemmar)
föräldrar
namnändringar
ändring av personbeteckning

Uppgiftskällor

Uppgifterna i Kirjuri härstammar från manuella kyrkböcker och församlingarnas tidigare medlemsregister. Uppgifter överförs även från befolkningsdatasystemet och församlingar-nas egna system. Uppgifter som registreras i Kirjuri fås också av parten själv eller partens vårdnadshavare och i samband med församlingens verksamhet (kyrkliga förrättningar).

Utlämning av uppgifter

Medlemsuppgifter ur Kirjuri används i kyrkans egen verksamhet och förvaltning och inte avsedda att utelämnas utanför kyrkans egen verksamhet.

Uppgifter i medlemsregistret används också för informationstjänst som gäller officiella befolkningsdata. Bestämmelser om denna myndighetsuppgift finns i 48 § i lagen om befolk-ningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009), enligt vilken myndigheter har rätt att ur medlemsregistret skriftligen lämna ut enstaka befolk-ningsuppgifter om sina medlemmar för att medlemmarna i fråga ska kunna göra sina rättigheter gällande och fullgöra sina skyldigheter. När uppgifter lämnas ut ska bestämmel-serna i 4 kap. i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster iakttas i tillämpliga delar. På denna grund lämnas uppgifter ur medlemsregist-ret ut bland annat till bouppteckningsförrättare, banker, myndigheter och släktutredare. Uppgifter lämnas inte ut till utomstående, om det inte är nödvändigt för skötseln av myndighetsuppgifter.

Det tekniska underhållet av Kirjuri har lagts ut på användartjänst- och programleverantörer som fyller kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Uppgifter ur Kirjuri överförs inte utanför EU eller EES.

Lagringstid

Informationen i medlemsregistret Kirjuri förvaras varaktigt (KL 16 kap. 12 §).

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att

av den personuppgiftsansvarige begära tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter
av den personuppgiftsansvarige begära begränsning av behandling som rör den re-gistrerade eller invända mot behandlingen och rätten att flytta data till andra system (dataportabilitet)
till de delar som behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, när som helst återkalla sitt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket, innan detta återkallades
lämna in klagomål över behandlingen till den nationella tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning. Användning av denna rätt begrän-sar inte ändringsökande enligt kyrkolagen (1054/1993).

Den personuppgiftsansvarige har lagstadgad skyldighet att föra medlemsregister, vil-ket begränsar den registrerades möjligheter att utnyttja alla de ovan nämnda rättigheterna.

Kontaktinformation till den nationella tillsynsmyndigheten

Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700,
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi/sv