Karleby kyrkliga samfällighets beskrivning av handlingsoffentlighet

Innehåll och syfte för beskrivningen av handlingsoffentlighet

Beskrivningen av handlingsoffentlighet är en del av den kyrkliga samfällighetens efterlevnad av informationshanteringslagen. Det är en beskrivning av den kyrkliga samfällighetens uppgifter och handlingar i enlighet med 28 § i informationshanteringslagen (906/2019). Syftet med beskrivningen av handlingsoffentlighet är att ge en allmän beskrivning av strukturen i Karleby kyrkliga samfällighets ärenderegister samt informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion.

Beskrivningen av handlingsoffentlighet är också ett sätt att bistå bland annat församlingsmedlemmar i deras begäranden om information. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av innehållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, 13 §). En myndighet är skyldig att bistå den som begär information vid individualiseringen av handlingen.

Informationstjänst och utlämnande av uppgifter

Var och en har i enlighet med offentlighetslagen rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Begäranden om information som gäller den kyrkliga samfällighetens handlingar riktas till den kyrkliga samfällighetens ekonomikontor:

per e-post till adressen: kirjaamo.kokkola@evl.fi
telefon: 06 8296 111
besöksadress: Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby

Svaret på begäran om information kan vara avgiftsbelagt. Avgifterna för utlämnande av information i handlingar fastställs på beslut av den kyrkliga samfällighetens gemensamma kyrkoråd.

Om informationsbegäran gäller den begärandes egna uppgifter som lagrats i den kyrkliga samfällighetens eller dess församlingars personregister framställs begäran personligen vid församlingens kundbetjäningspunkt.

e-post: centralregister.karleby@evl.fi
telefon: 050 3147 261
besöksadress: Västra Kyrkogatan 17, 67100 Karleby

En uppgiftsbegäran från ett personregister kräver ett personligt besök eftersom identiteten bör bestyrkas. Uppgiftsbegäran från personregister kan göras avgiftsfritt en gång per år. I övrigt kan en avgift, som grundar sig på kyrkostyrelsens tariff för ämbetsbevis, uppbäras för utlämnande av uppgifter.

Begäran om information som gäller en offentlig handling

Det är bra att individualisera begäran om information så noggrant som möjligt för att göra det lättare att hitta handlingen. Begäran om information ska individualiseras så att den visar vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller. Till exempel är det alltid bra att uppge handlingens datum eller rubrik om man känner till dessa. Om begäran om information gäller en offentlig handling, behöver begäran om information inte motiveras och den som begär information behöver inte uppge användningsändamålet. En begäran om information som gäller en offentlig handling kan formuleras fritt och skickas till pappers eller per e-post eller framföras muntligen.

Begäran om information som gäller en sekretessbelagd handling

En person som begär information om en eller flera sekretessbelagda handlingar, vilkas information kan utlämnas enbart under vissa förutsättningar, ska uppge för vilket ändamål uppgifterna ska användas och kunna bestyrka sin identitet. Den kyrkliga samfälligheten kan också be den som begär information att uppge andra tilläggsuppgifter om sådana behövs för att utreda förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna. En begäran om information som gäller sekretessbelagda handlingar ska göras skriftligen.

Tidsgränser för behandling av begäran om information

Uppgifter i en offentlig handling ges inom tre månader från det att begäran om information lämnats. Om ärendets behandling och avgörande kräver speciella åtgärder eller en större arbetsmängd än vanligt, utlämnas uppgifter ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom tre månader efter det att begäran om information lämnats. Behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda handlingar är också högst tre månader. Beroende på begäran om information och handlingens typ kan uppgifterna lämnas ut antingen elektroniskt eller till pappers, eller så kan man ta del av handlingarna på plats.

Avslag på informationsbegäran

Om det inte är möjligt att utlämna information, delges den som framställde informationsbegäran

orsaken till avslaget,
möjligheten att begära ett överklagningsbart förvaltningsbeslut i ärendet samt
information om de avgifter som uppbärs för informationsbehandlingen.

Beslut om avslag ska motiveras dokumentspecifikt.

Den kyrkliga samfällighetens informationslager

Med informationslager avses en samling informationsmaterial som en myndighet använder för skötseln av sina uppgifter eller i annan verksamhet, och som behandlas med hjälp av informationssystem eller manuellt.

Personregistren som ingår i informationslagren beskrivs i den kyrkliga samfällighetens dataskyddsbeskrivningar, som kan erhållas av den kyrkliga samfällighetens kontaktperson för dataskydd Heli Vepsäläinen (heli.vepsalainen@evl.fi). I dataskyddsbeskrivningarna uppges personregistrets användningsändamål, den tjänsteinnehavare som ansvarar för registret och kontaktuppgifter. Dataskyddsbeskrivningarna innehåller dessutom uppgifter om den information som finns i registret, dess användningsändamål och vilka informationssystem som används för att förvalta informationen.

Den kyrkliga samfällighetens ärenderegister och arkiv

Enligt 25 § i informationshanteringslagen ska en kyrklig samfällighet föra ett ärenderegister över de ärenden som myndigheten behandlar och har behandlat. I registret registreras uppgifter om ärenden, ärendebehandling och handlingar. Dessutom registreras informationsmaterial och handlingar som uppkommer i samband med tjänsteproduktion i ärenderegistret.

Med ärenderegister avses det ärendehanteringssystem/det administrativa diarium samt pappersmaterial som den kyrkliga samfälligheten använder.
Pappershandlingar med anknytning till den kyrkliga samfällighetens verksamhet förvaras i låsta arkivutrymmen, med begränsat tillträde. Arkivmaterialet består främst av material från beslutsfattande och tjänster.

Nedan beskrivs den kyrkliga samfällighetens övriga informationslager med tillhörande informationssystem.

Förvaltningens informationslager

Användningsändamålet är ärendehantering som gäller förvaltning. Beslut som gäller den kyrkliga samfällighetens förvaltning görs av gemensamma kyrkofullmäktige, gemensamma kyrkorådet, direktionerna och av den kyrkliga samfällighetens tjänsteinnehavare.
Handlingar och behandlingsuppgifter som hänför sig till ärenden som behandlas och ska behandlas i den kyrkliga samfälligheten registreras i Domus-ärendehanteringssystem från 2024. Uppgifter som registreras är bland annat information om ärendets inledande, vem som inlett ärendet, datum för handlingens ankomst eller upprättande, ärendets art samt den kyrkliga samfällighetens beslutsfattande och avgörande. I ärendehanteringen kan information sökas på olika sätt, till exempel på ärendets eller handlingens rubrik, fritextsökning i innehållet, på handlingens avsändare eller upprättare samt på olika datum- och identifieringsuppgifter.

Personalförvaltningens informationslager

Användningsändamålet är ärendehantering som gäller personalförvaltning. Bland annat styrning av personalärenden, ärenden som rör tjänste- och arbetskollektivavtal, anställningsförhållanden, kompetensutveckling och arbetshälsa. Ärenden som gäller personalpolitik samt avlöning av personal och ärendehantering under anställning samt hantering av anställningar och tjänsteförhållanden. Som personalförvaltningens informationssystem används Työvuorovelho arbetstidssystem, CGI Finland ab:s löneräkningsprogram Populus som Kyrkans servicecentral tillhandahåller och Microsofts Power BI-plattform som Kyrkans servicecentral tillhandahåller för rapporteringsändamål. Vid rekrytering används FCG Digital Oy:s KirkkoRekry och Visma M2 program för rese- och kostnadshantering. I informationslagret kan uppgifter sökas med hjälp av efternamn, personbeteckning, z-signum eller PSID.

Ekonomiförvaltningens informationslager

Användningsändamålet är ärendehantering som gäller ekonomiförvaltning. SAP-systemets register innehåller information om den kyrkliga samfällighetens penningtransaktioner, faktureringskunder och leverantörer. Systemleverantör är Kyrkans servicecentral. För rapportering används Microsoft Power BI. Information kan sökas bland annat på kundens/leverantörens namn eller adress.

Informationslagret för fastigheter och lösöre

Användningsändamålet är ärendehantering och administration som gäller förvaltning av fastigheter och lösöre. I objektregistret Basis registreras information om byggnader och lokaler, tomter, skogsskiften och vattenområden i samfällighetens ägo, och i föremålsregistret foton och basuppgifter på värdeföremål, dvs. dvs. fast och löst kulturarv. I Basis registreras vid sidan av basuppgifter om objektet även objektets skyddsinformation, renoveringshistorik och bygglov, uppgifter om byggnadens LVI-teknik samt bland annat uppgifter om el- och vattenförbrukning. I informationslagret kan information sökas bland annat på byggnadens namn eller användningsändamål och fastighets- och byggnadsbeteckningar. Även understödsansökningar för skötsel av kyrkligt kulturarv inlämnas via Basis.

Begravningsplatsernas informationslager

Användningsändamålet är ärendehantering och administration som berör begravningsplatserna. I Geometrix-karttjänsten för gravar lagras information om samfällighetens begravningsplatser, gravplatser, minnes- och asklundar samt konfessionslösa gravområden. (Kyrkostyrelsen/CGI) I Status Premium-systemet lagras namn, födelse- och dödsdag samt kremerings- eller begravningsdag på de som gravsätts på samfällighetens begravningsplatser. Även begravningssätt, gravens position och gravens besittningstid lagras. Karttjänsten Geometrix hämtar information från Status Premium och sammanför den gravsattas uppgifter med rätt grav på begravningsplatsen. I informationslagret kan information sökas bland annat med hjälp av den avlidnas namn ellr gravplats.

Medlemsregistrets informationslager

Medlemsregistrets informationslager sköts av regioncentralregistret, och uppgiftsbegäran angående medlemsregistret riktas hit. Medlemsregistret upprätthålls i kyrkans gemensamma medlemsregister Kirjuri, som Kyrkostyrelsen ansvarar för (Kyrkostyrelsen, medlemsregister). I medlemsregistret sparas uppgifter om regioncentralregistrets ämbetsbevis, släktutredningar, släktforskningar, hindersprövningar samt över registrering av kyrkliga förrättningar. I informationslagret kan information sökas bland annat med hjälp av namn och personbeteckning.

Bokningarnas informationslager

Bokningar som riktar sig till utrymmen och personal görs i Vitec Ab:s Katrina-bokningssystem, och de uppgifter som behövs för arrangemangen sparas i systemet. I informationslagret finns flera olika sökfunktioner.

Öppen tillgång till informationsmaterial via ett tekniskt gränssnitt

Informationen i informationslagren är inte öppet tillgänglig via ett tekniskt gränssnitt.

Den kyrkliga samfällighetens webbplats

På församlingens/den kyrkliga samfällighetens webbplats finns information om församlingens olika ärendehanterings- och tjänstefunktioner som betjänar församlingens/den kyrkliga samfällighetens informationstjänst på flera olika sätt. Under detta stycke finns en lista över de viktigaste tjänsterna med länkar till deras webbplatser.

Karleby kyrkliga samfällighet
Halso församling
Karleby svenska församling
Kaustby och Ullava församling
Karleby finska församling
Kelviå församling
Lochteå församling
Information och kansli
Evenemang
Aktuellt
Begravningsplatser
Kyrkor och lokaler
Beslutsfattande
Kontakt